Обязанности секретаря

Отже, почнемо з основних обов'язків секретаря, які незмінно асоціюються з цією роботою, і які секретар повинен виконувати беззаперечно.

1. Планування зборів.
Сюди відноситься інформування передбачуваних учасників про майбутні збори та збирання згод та підтверджень про присутність на зборах. Секретар зобов'язаний також підготувати повідомлення, необхідні для інформування передбачуваних учасників про майбутні збори.

2. Підготовка порядку денного.
Збори без порядку денного – справжня катастрофа. Секретар зобов'язаний знати це. Порядок денний розробляється секретарем на основі питань, що потребують обговорення. Розумний секретар завжди враховує особливості членів зборів під час вказівки тимчасових рамок порядку денного.

3. Ведення протоколу зборів.
Під час зборів слід вести протокол. Протокол – офіційний запис всього, що відбувається на зборах. Протокол зазвичай ведеться секретарем.

4. Надсилання кореспонденції.
Секретар зобов'язаний стежити за тим, щоб відповідну кореспонденцію було відправлено під час потрібних адресатів.

5. Спілкування із клієнтами.
Секретар повинен знати про те, що клієнти вимагають до себе особливого ставлення та звернення для досягнення найкращих результатів. Саме тому обов'язки секретаря входить також правильне спілкування з клієнтами.

Всі перераховані вище обов'язки секретаря повинні бути всім добре відомі. Тут не повинно бути жодних сюрпризів. Не варто забувати про те, що приготування кави та відповіді на телефонні дзвінки також входить до кола обов'язків секретаря.
Ті, хто вважають, що для роботи секретаря не потрібні жодні певні навички – сильно помиляються. Ось перелік навичок, які повинен мати секретар.

1. Набір текстів на клавіатурі.
Для секретаря важливо вміти набирати тексти на клавіатурі з пристойною швидкістю, оскільки секретареві досить часто доводиться безпосередньо брати участь у підготовці необхідних документів.

2. Комунікабельність.
Секретарю доводиться багато і часто спілкуватися. Звичайно, в цьому немає нічого поганого, однак для правильної підтримки розмови секретар повинен мати певні навички спілкування.

3. Вміння стежити за своєю зовнішністю.
Досить часто секретареві доводиться бути особою компанії. Саме тому в ролі секретаря в жодному разі не має виступати «Дурнушка Бетті». Секретар повинен уміти добре виглядати у будь-який час.

4. Навички роботи з комп'ютера.
Сьогодні навички роботи на комп'ютері необхідні для виконання обов'язків секретаря будь-якої організації. Секретар повинен вміти скористатися основними комп'ютерними програмами.

5. Дипломатичність.
Для секретаря дипломатичність має велике значення, оскільки іноді секретареві доводиться потрапляти у незручні ситуації, у тому числі необхідно вміти виходити з гідністю.

Наявність всіх цих навичок сприяє більш ефективному виконанню завдань, поставлених перед секретарем.