Обязанности секретаря

Итак, давайте начнем с основных обязанностей секретаря, которые неизменно ассоциируются с этой работой, и которые секретарь должен выполнять беспрекословно.

1. Планирование собраний.
Сюда относится информирование предполагаемых участников о предстоящем собрании и сбор согласий и подтверждений о присутствии на собрании. Секретарь обязан также подготовить уведомления необходимые для информирования предполагаемых участников о предстоящем собрании.

2. Подготовка повестки дня.
Собрание без повестки дня – настоящая катастрофа. Секретарь обязан знать об этом. Повестка дня разрабатывается секретарем на основе вопросов нуждающихся в обсуждении. Умный секретарь всегда учитывает особенности членов собрания при указании временных рамок повестки дня.

3. Ведение протокола собрания.
Во время собрания необходимо вести протокол. Протокол – официальная запись всего происходящего на собрании. Протокол обычно ведется секретарем.

4. Отправка корреспонденции.
Секретарь обязан следить за тем, чтобы соответствующая корреспонденция была отправлена во время нужным адресатам.

5. Общение с клиентами.
Секретарь должен знать о том, что клиенты требуют к себе особого отношения и обращения для достижения наилучших результатов. Именно поэтому в обязанности секретаря входит также правильное общение с клиентами.

Все вышеперечисленные обязанности секретаря должны быть всем хорошо известны. Здесь не должно быть никаких сюрпризов. Не стоит также забывать о том, что приготовление кофе и ответы на телефонные звонки также входит в круг обязанностей секретаря.
Те, кто считают, что для работы секретаря не требуется никаких определенных навыков – сильно ошибаются. Вот перечень навыков, которыми должен обладать секретарь.

1. Набор текстов на клавиатуре.
Для секретаря важно уметь набирать тексты на клавиатуре с приличной скоростью, так как секретарю довольно часто приходится принимать непосредственное участие в подготовке необходимых документов.

2. Коммуникабельность.
Секретарю приходится довольно много и часто общаться. Конечно, в этом нет ничего плохого, однако для правильного поддержания разговора секретарь должен обладать определенными навыками общения.

3. Умение следить за своей внешностью.
Довольно часто секретарю приходится быть лицом компании. Именно поэтому в роли секретаря ни в коем случае не должна выступать «Дурнушка Бетти». Секретарь должен уметь хорошо выглядеть в любое время.

4. Навыки работы на компьютере.
Сегодня навыки работы на компьютере необходимы для выполнения обязанностей секретаря в любой организации. Секретарь должен уметь пользоваться основными компьютерными программами.

5. Дипломатичность.
Для секретаря дипломатичность имеет огромное значение, так как время от времени секретарю приходится попадать в неловкие ситуации, из которых нужно уметь выходить с достоинством.

Наличие всех этих навыков способствует более эффективному выполнению задач поставленных перед секретарем.